Télétravail : Le guide Complet — Chapitre I
La série d’articles :
- Introduction : pas de conseils mais une présentation de la série.
- 📍Chapitre I : En fait, vous faisiez déjà du télétravail avant.
- Chapitre II : Après le constat, le changement. Quel canal de communication pour quel besoin ?
- Chapitre III : Les horaires, la routine, la discipline.
- Chapitre IV-1 : l’organisation en équipe.
- Bonus Machine à Café.
- Chapitre IV-2: L’organisation en équipe — La communication.
- 👷 La suite en fonction de vos réactions.
Commençons par un état des lieux pre-COVID-19:
Vous le faisiez déjà plusieurs jours par semaine.
Si vous êtes un travailleur de bureau en France en 2020, les chances sont très grandes pour que votre entreprise ait besoin d’un service comptable, d’avocats pourquoi pas, de fournisseurs, voir de sous-traitants pour les plus grandes sociétés. Les chances sont également grandes que vous soyez vous-même fournisseur ou client, que ce soit d’autres sociétés en B2B ou de particuliers en B2C. Bien.
Pour ceux qui sont en B2C, il y a une partie d’entre vous qui avez directement affaire aux clients : magasins, ateliers en tout genre. Ce qui va diminuer légèrement l’impact des paragraphes qui vont suivre, mais rien de significatif. Les autres, c’est que vous travaillez pour une société qui fonctionne en ligne généralement ou par correspondance (ça existe encore en 2020 ? Dans le doute je vais dire que oui, je ne voudrais oublier personne).
Voilà, c’est bon ? J’ai tout le monde là ? J’oublie personne ?
Parce que je vais faire un tour de magie attention…
Vous avez tous fait du télétravail !! Et même plusieurs jours par semaine, si on compte en temps cumulé !!
Si…
Vos fournisseurs… Ils partagent les locaux avec vous ? Non. Vos clients ? Non plus. Et vos avocats, comptables, sous-traitants ? Très probablement pas non plus. Et vous, qui êtes probablement en B2B, le fournisseur d’une autre société, vous êtes bien en télétravail par rapport à eux… Vous n’êtes pas obligé de systématiquement vous voir pour échanger de l’information, des fichiers etc… Si ?
Et même vous qui vous adressez directement à des particuliers, vous les voyez systématiquement dès que vous avez besoin de leur dire quelque chose ? Vous êtes sûr ? Vous ne leur envoyez pas un mail, ni ne les appelez ?
Il y a presque 4 ans maintenant, je souscrivais à un PEL dans une caisse régionale (pas de la région où j’habite en plus), à distance, par courrier, mail et téléphone… Tranquillement. Et tout s'est très bien passé.
Je ne sais pas comment vous appelez ça si ce n’est du télétravail ?
En fait, vous gérez quasi systématiquement déjà tout à distance. Et cela fait plusieurs années que vous le faites sans même vous en rendre compte. Dans les années 90, on commençait déjà avec le fax, minitel et autre… Certes, c’était beaucoup moins poussé que maintenant. Voir ça fait ringard quand je me relis…
Mais l’ensemble de nos procédures sont désormais dématérialisées, on utilise les e-mails comme on consomme des cacahuètes à l’apéro, et nous téléphonons, envoyons des SMS, ou utilisons je ne sais encore quels autres outils, à tour de bras, à longueur de journée, souvent pour traiter de choses sérieuses, graves, importantes, urgentes mais aussi souvent futiles…
Et tout cela, si vous y prêtez attention : sans le moindre stress additionnel. Alors pourquoi d’un seul coup le télétravail est si compliqué ?
“Nan mais d’accord, mais là c’est pas pareil.”
Oui. Je sais déjà ce que vous allez me dire. Ce n’est pas pareil car la relation avec les collègues n’est pas la même : vous avez besoin de vous voir. Vous avez besoin d’être sur place.
Attention… Ça va peut-être piquer un peu… Mais : vous ne vous sentez pas complètement en contradiction avec cette pensée, lorsque vous envoyez un mail à votre voisin de bureau qui est littéralement à 3 mètres de vous ? Ça ne vous paraît complètement crétin lorsque vous faites un point par téléphone, ou donnez, assignez une tâche à un membre de votre équipe par la messagerie instantanée de la boîte, alors que la personne est 5 bureaux plus loin ?
Parce que ça aussi, en fait : c’est déjà du télétravail. 3 mètres ou 300 kilomètres ne changent rien.
“Si c’était vraiment le cas, ce ne serait pas la galère pour être productif en télétravail”
“En plus ça fait déjà deux articles que tu nous ponds…
… Et on n'a toujours pas l’ombre d’une suggestion pour nous aider au quotidien, ça commence à être gonflant !”.
Ok, je vais arrêter de vous bousculer 2 minutes, et me ranger de votre côté. Car oui, vous le constatez, les relations intersociétés ou société-particulier sont toujours plus faciles à entretenir à distance, que les relations au sein même d’une équipe. C’est vrai. Je suis complètement d’accord avec vous (hum… Presque… Mais j’y viens justement).
En fait, c’est justement ça qui fait que le télétravail n’est évident pour personne en première approche.
Les relations au sein de votre équipe vous donnent la sensation que le télétravail c’est compliqué. Car, si vous êtes managé, vous considérez les distractions de la maison comme autant de pièges à votre productivité, vous considérez que ne pas pouvoir faire irruption au bureau d’un collègue pour savoir où il a mis le dossier 43b-modifié-32 c’est un frein, et rapidement vous trouvez que c’est le bordel et que les communications se grippent. À partir de là, le boulot devient compliqué et les distractions du domicile vraiment tentantes vu votre motivation dans les chaussettes.
De l’autre côté de la barrière, si vous êtes manager, vous avez sûrement la sensation de ne plus savoir où en est le projet, l’avancement, les facturations que sais-je. Vous avez sûrement aussi la sensation de ne pas voir vos employés bosser, et donc fatalement il y a de grandes chances qu’ils soient sur leurs canap’ à se gratter le … bref… Vous avez un besoin viscéral de savoir exactement ce qu’ils font à la minute près !!!
Je l’ai dit et je le répète : le télétravail accentue considérablement ce qui ne va pas dans une organisation. Mais heureusement pour vous cela doit normalement aussi accentuer considérablement ce qui va bien.
Le télétravail : vous l’avez déjà fait.
Je vous en remets juste une couche avant de passer aux conseils pratiques. Promis c’est la dernière.
Managés :
- Vous aviez déjà des distractions au bureau : coucou les vidéos YouTube, les scrolles infinis sur Facebook, les meme de chatons dans votre boîte mail, les rumeurs de couloir sur la relation entre Clarence du département R&D et Régis de la compta… Rien n’a changé, vos distractions potentielles sont juste différentes.
- Vos communications étaient déjà merdiques avant : coucou le collègue qui déboule dans votre bureau pour vous demander en urgence la réponse au mail qu’il vous a envoyé il y a 10 minutes pour un dossier qu’il n’utilisera que dans 3 semaines (s’il y pense, ou que les choses n’ont pas évolué).
- Si… Vraiment merdique : coucou les 4 milliards de mails envoyés ou reçus et restés sans réponse… Vous faites collection ? Coucou les réunions qui ne servent à rien… (Ça, on y reviendra aussi).
Managers :
- Vos équipes n’en bran****** déjà pas une avant : vous pensiez vraiment que personne ne faisait semblant ? Même juste pour vous impressionner ?
- Votre communication était déjà merdique avant : vous pensiez vraiment que ne pas prendre une décision tranchée, histoire de ne pas vous mouiller, allait vraiment faire avancer le schmilblick ? Que tout le monde allait bien réussir à se débrouiller avec la cagade ?
Je vous présente mes excuses, je viens de taper un peu fort et de manière grossière, et vous pourriez penser que je suis un aigri du système qui pense avoir tout compris alors qu’il n’a rien pigé. Ce n’est pas le cas. Je vous ai bousculé un peu pour vous faire prendre conscience de ces choses-là. Peut-être que ce que je viens de dire est vrai pour vous, peut-être pas, peut-être qu’il s’agit d’un ou d’une collègue qui fonctionne de la sorte…
Le fait est : si vous aviez ces problèmes avant, vous ne vous en rendiez pas compte JUSTEMENT PARCE QUE VOUS ÉTIEZ TOUS RÉUNIS DANS LES MÊMES LOCAUX. Et comme là c’est plus le cas : tout devient infernal.
Exercice : Prenez 5 minutes pour réfléchir à vos communications, vos distractions et votre réelle efficacité pendant l’avant COVID-19.
Ensuite : Prenez 5 minutes pour réfléchir à ce qui allait BIEN pendant l’avant COVID-19.
Faites-le vraiment. Faites-le tous les jours. Et commencez maintenant. Ensuite seulement passez à la suite de l’article
Fort de tous ces constats. Respirez. Vous avez déjà pratiqué. Donc normalement, pour ceux que ça concerne, vous devriez sentir un peu moins de panique, un peu moins culpabilité, un peu moins de stress.
L’idée c’est que le télétravail en temps normal, quand il est possible, doit pouvoir vous simplifier la vie. Mais encore faut-il se donner confiance en soi.
Vous avez traversé pas mal d’émotions ou comportement différent depuis ces quelques premiers jours :
- Culpabilité : je suis au boulot, mais quand même dans mon canapé… Je ne devrais pas, je vais bosser un peu plus pour compenser.
- Flemme : j’ai pas envie pas la motivation, du coup c’est dur, je glande un peu… Beaucoup. (Ce point peut, de manière cyclique amener au point précédent).
- Besoin de se rassurer : on essaye de rattraper ce qui a changé avec ses collègues : on ne les a plus sous la main, alors on se noie de mails, et de coups de téléphones.
- …
J’en passe, il y en a tellement. Mais en fait vous savez déjà faire avec vos fournisseurs et vos clients… Eh bien c’est pareil avec vos collègues.
Rappelez-vous de ça :
Votre collègue a besoin de vous : c’est donc un client.
Vous avez besoin de votre collègue : c’est donc un fournisseur.
Qu’est-ce que vous avez avec vos fournisseurs et clients que vous n’avez pas, ou pas vraiment, avec vos collègues ?
Un process net et carré pour échanger, et accomplir vos tâches quotidiennes. Si vous éprouvez des difficultés sur les points que j’ai cité, c’est que c’est ce qu’il vous manque.
Exercice : réfléchissez chacun de votre côté, puis rassemblez-vous en visio pour en discuter. Et mettez ça en place. N’oubliez pas : une réunion/visio = une décision minimum.
Vous verrez, ça ira mieux.
C’est tout pour aujourd’hui.
J’espère que cette prise de conscience vous aidera à rester plus zen. Maintenant il y a fort à parier, que les notifications, mails et autres coups de fil, deviennent trop nombreuses.
Quelque part c’est normal : vous venez de récupérer beaucoup plus de fournisseurs et de clients d’un seul coup !!
Dans le prochain article on verra comment gérer tout ça pour ne pas perdre de vue l’essentiel : get the shit done !
Mais vos commentaires sont toujours les bienvenus ! Faites-moi part de vos difficultés que je puisse les aborder dans un prochain article.
Bref… À bientôt 😉